English
Swedish

Hur är det att vara värd?

Andreas Hillarp, verksamhetschef för klinisk kemi i Region Halland, var 2017 lokal värd för den roterande nationella kongressen Klinisk Kemi. På vägen fick både Andreas och hans organisation många nya erfarenheter – och kunde med god planering och bra hjälp utifrån vara lokal värd för hela 500 delegater under tre dagar på Hotel Tylösand.

- Att veta att vi kan klara av ett så här pass stort arrangemang på ett utmärkt sätt, det blev ett lyft för hela organisationen, säger Andreas Hillarp.

Andreas

FOTO: Rut Bengtsson

Berätta om mötet du arrangerade, hur började allt?

Vi fick en fråga från vår nationella specialistförening som undrade om vår verksamhet vill vara värd för en kommande kongress. Det är ju ett hedersuppdrag man får, och det är klart att man kan tacka nej, men hela idén bygger på att värdskapet för vår kongress cirkulerar mellan sjukhuslaboratorierna. Vi fick frågan 2014 och då Halland aldrig tidigare stått värd för kongressen så accepterade jag, efter en snabb koll med mina kollegor, att arrangera det hela 2017.

Vad var det som gjorde att du vågade ta steget och bli lokal värd?

- Jag var tvungen att rådgöra med min förvaltningschef för att säkerställa arrangemanget. Det kan ju i värsta fall leda till en ekonomisk förlust och jag behövde chefens ”välsignelse” att våga ta på mig arrangörskapet. När jag väl fick klartecken så var det bara att börja planera.

Hur är det att planera och genomföra ett möte?

- Det är förstås ett stort engagemang, och vi hade ingen rutin att falla tillbaka på. Det är viktigt att säkerställa att man ger hela projektet de resurser, främst tid, som behövs. Vi hade flera olika kommittéer, en organisationskommitté som tog beslut, en vetenskaplig kommitté som planerade programmet och en social kommitté som planerade allt runt omkring. Även om arbete tog mycket tid så var det en väldigt trevlig erfarenhet att arbeta tillsammans mot ett spännande och konkret mål. Nästan ingen av oss hade tidigare erfarenhet av denna typ av arbete men det kändes verkligen som en kul utmaning.

Vilken var den största utmaningen?

- Att veta hur många deltagare som kommer, hur stort mötet kommer att bli, hur mycket man ska satsa på programmet och allt annat. Hela budgeten hänger på antalet deltagare.

Värd

FOTO: Linus Engdahl

Vilken hjälp fick du på vägen?

Vi fick viktig hjälp från tidigare arrangörer, speciellt i budgetplanering och kontakter till sponsorer och tidigare deltagare. Vi hade också god hjälp från regionens Utbildnings- och eventservice när det gäller kommunikation och hantering av avtal, anmälningar med mera. Under vägen fick vi också hjälp från Halmstad Convention Bureau.

Vad gav det för er att arrangera mötet?

- Kunskapsmässigt var det mycket bra utbyte, vi använde mötet som en del i vår internutbildningsplan, vi försökte bereda möjlighet för alla våra medarbetare att vara med minst en dag i programmet samt att träffa kollegor på kvällarna. Att veta att vi kan klara av ett så här pass stort arrangemang på ett utmärkt sätt, det blev ett lyft för hela organisationen. I samband med vår kongress så fanns det tid för viktigt nätverkande och vi som arrangör deltog i ett antal olika sammankomster som vi kanske inte annars hade deltagit i. Att mötet blev så lyckat har förstås hjälpt till att skapa en positiv bild av vår verksamhet, Halmstad och Halland. I olika sammanhang har vi fått goda vitsord från kollegor från andra delar av landet som nu bättre vet vad vi kan.

Vad fick du för respons som värd?

- Mycket god respons. Både spontant i samband med kongressen och efteråt. Vi hade också en enkät som föll otroligt bra ut, både föreläsare, delegater och sponsorer gillade vårt koncept, vetenskapligt och socialt, och kongresslokalerna i Tylösand.

Skulle du arrangera ett möte igen om möjligheten dök upp framöver?

­- Absolut, men vår organisation är för liten för att vi ska orka med det alltför ofta. En liknande kongress med drygt 500 delegater får kanske vänta ett par år, men jag tror att tröskeln att ta på sig värdskapet för mindre möten har minskat eftersom jag tror att många av mina medarbetare tyckte att det var kul att planera och genomföra en kongress.

Vad vill ni ge för tips till andra som funderar på att bli lokala värdar?

- Generellt så tycker jag inte att man ska tveka om man får frågan. Vi har goda förutsättningar att lyckas arrangera goda möten i Halland. Det bästa tipset är väl att tidigt knyta en professionell kongresshjälp till sin organisationskommitté och ha god framförhållning. Gäller det ett återkommande event så är bästa hjälpen att vända sig till tidigare arrangörer för att ta del av deras erfarenheter.