Värva ett möte

Halmstad Convention Bureau stöttar dig som vill stå värd för ett möte i Halmstad. Att stå värd för ett möte innebär att din organisation eller förening kan kompetensutveckla, utöka sitt nätverk och stärka sitt varumärke.

De flesta möten har en nationell arrangör. För att kunna värva dessa till Halmstad måste det finnas en lokal person eller organisation som vill ta på sig värdskapet just här. Därför är du som är medlem i en nationell branschorganisation eller förening viktig för oss. På precis samma sätt är vi viktiga för dig – vi stöttar dig nämligen i allt från att göra ett anbud till att säkerställa att staden är redo för att ta emot ditt möte.

Den organisation eller person som står värd för ett möte får ett bra tillfälle att presentera sin verksamhet. Samtidigt kan fler lokala personer delta när mötet hålls på hemmaplan.

De värdorganisationer eller personer som vi samarbetar med är:

  • med i en nationell eller internationell branschorganisation eller förening
  • deltar i branschorganisationens eller föreningens nationella eller internationella möten
  • vill att branschorganisationens eller föreningens möte ska hållas i Halmstad.

De möten vi arbetar med ska:

  • ha minst 50 deltagare
  • ha minst en övernattning
  • rotera nationellt eller internationellt.

Våra tjänster är en kommunal service som ges till mötesarrangörer och mötesvärdar. Därför är våra tjänster kostnadsfria.

Så går värvningsprocessen till

Vad gör du och vad gör Halmstad Convention Bureau?

1. Identifiera möte

Vad du gör

Undersök om Halmstad är intressant för ert möte.
Kontakta din branschorganisations eller förenings styrelse för att se om Halmstad kan vara intressant för ett framtida möte. Fråga hur Halmstad ska göra för att visa sitt intresse för att stå som värd för mötet.

Vad Halmstad Convention Bureau gör

Identifiera möten som kan vara intressanta för Halmstad.
Vi omvärldsbevakar, identifierar Halmstads styrkeområden och ser om ett möte kan ge specifika bidrag till kommunen. Vi använder ofta våra nationella och internationella databaser för att hitta möten.

2. Värd för mötet

Vad du gör

Blir kontaktad eller kontaktar oss.
Kanske identifierar vi dig eller någon av dina kollegor som en potentiell värd för mötet. Men kontakta oss gärna innan dess för att berätta mer om dig och den branschorganisation eller förening du är med i.

Vad Halmstad Convention Bureau gör

Identifierar en värd för mötet.
Vi letar efter en lokal ämnesexpert som tycker att Halmstad ska stå värd för sin branschorganisations eller förenings framtida möte. Kanske är det du?

3. Lokal förankring

Vad du gör

Skapar lokal förankring.
Om du och din branschorganisation eller förening vill stå som värd för ett möte innebär det ibland lite extra arbete. Därför behöver du säkerställa att din branschorganisation eller förening har tid och resurser för att genomföra mötet om det skulle bli aktuellt. Prata med din chef.

Vad Halmstad Convention Bureau gör

Stöttar lokal värd i att skapa lokal förankring.
Vi ger dig råd och tips kring vad din branschorganisation eller förening bör tänka på om ni vill stå som värd för mötet.

4. Ansökan skapas

Vad du gör

Bidrar till ansökan.
Du förser oss med information om spännande projekt och förklarar varför Halmstad bör stå värd för just detta möte. Din input är viktig för ansökan som vi sammanställer.

Vad Halmstad Convention Bureau gör

Utformar ansökan.
Vi sammanställer en unik och formell ansökan för mötet där vi presenterar vad Halmstad har att erbjuda i form av mötesanläggningar, boenden, aktiviteter med mera.

5. Ansökan skickas och beslut inväntas

Vad du gör

Vi förser din branschorganisation eller förening med den information de kan behöva för att ta beslut. Du blir uppdaterad under processen. Om din branschorganisation eller förening vill besöka Halmstad för att se våra ytor, lokaler och arenor bjuder vi in dig att delta.

Vad Halmstad Convention Bureau gör

Vi skickar ansökan till din branschorganisation eller förening. Ofta kräver de stöd från destinationen eller kommunen. Om branschorganisationen eller föreningen vill besöka Halmstad för att se våra ytor, lokaler och arenor samordnar vi besöket.

6. Beslut kommer

Vad du gör

Om beslutet är positivt tar du nu över projektet från oss.

Om beslutet är negativt kan det vara en fördel att diskutera internt vad som gjorde att man inte valde Halmstad. Fundera också på om ni vill ansöka om mötet igen.

Vad Halmstad Convention Bureau gör

Om beslutet är positivt lämnar vi nu över projektet till dig och din branschorganisation eller förening som nu kommer stå som värd för mötet.

Om beslutet är negativt dokumenterar vi varför man inte valde Halmstad för sitt möte.

7. Lots, planering och genomförande

Vad du gör

Planerar och genomför mötet.
Att stå värd innebär ansvar för det som händer på plats, men den specifika ansvarsfördelningen gör du med din branschorganisation eller förening. Kanske använder ni en extern part, en PCO (professional congress organizer). Oavsett vilket ditt ansvar blir lotsar vi dig hela vägen.

Fundera gärna på om Halmstad har unika projekt som bör vara en del av ert mötesprogram.

Vad Halmstad Convention Bureau gör

Lotsar värden till genomförande av mötet.
Vi lotsar dig och din branschorganisation eller förening hela vägen till genomförande. Vi stöttar dig i frågor om marknadsföring och potentiella samarbeten, men även i praktiska frågor. Bland annat hjälper vi dig med preliminära storbokningar på hotell, transport, kringaktiviteter, underhållning, måltider och samarbetsmöjligheter.

Vi ger gärna inspel kring lokala projekt som kan vara intressanta för ert program.

Vi stöttar med lokal expertis kring marknadsföring av mötet, eftersom ett högt deltagarantal gynnar både Halmstad och dig.

Läs mer om våra tjänster för mötesarrangörer eller kontakta oss.

8. Utvärdering

Vad du gör

Troligen gör din branschorganisation eller förening en utvärdering specifikt för mötet, men glöm inte att utvärdera hur det fungerade lokalt. Vi tar gärna del av er utveckling och feedback kring hur samarbetet med oss fungerade.

Vad Halmstad Convention Bureau gör

Vi utvärderar samarbetet med er såväl som vad mötet gav till Halmstad. Vi kontaktar dig för att veta hur det fungerade för dig att stå värd för mötet.