Om att arrangera ett SM i annorlunda tider

Det här är en berättelse om hur det går att genomföra ett evenemang trots att det pågår en pandemi. Det är en berättelse om mod och ett ”jäklar anamma”.

Det är en berättelse om engagemang och eldsjälar som visar att allt är möjligt. Det är en berättelse om hur människorna bakom SummerSmash – ett beachvolley-SM – valde att inte ställa in. De ställde om. Och det gjorde de grymt bra!

Att lyckas trots en pandemi

Att genomföra ett SM kräver alltid mycket av en arrangör och samarbetspartners oavsett restriktioner eller inte. Vad krävs då för att lyckas i den här speciella situationen?

1. Du måste bestämma dig för om du ska genomföra arrangemanget eller inte. Ja eller nej.
2. Om ja. Då krävs extraordinära insatser, planering och tankearbete. Dessutom på en tidsperiod som egentligen inte finns om du väljer att inte flytta fram evenemanget.
3. Du måste se till att engagera och ta hjälp av alla som är berörda i och av arrangemanget. Lyckas du med det så är du på banan.
4. När du är i genomförandefasen gäller det att hålla planeringen fullt ut, alltså ”hålla i och hålla ut”. Allt för att minimera smittrisken.

SM i beachvolley 2020 visar verkligen vägen

SM i beachvolley som arrangeras av BeachTravels är ett strålande exempel på att det faktiskt går att genomföra ett stort evenemang ändå. Men det krävdes ett omfattande förarbete, stor kreativitet, snabba beslut och dedikerade samarbetspartners. Stålbadet blev att sedan hålla sig till den noggrant uttänkta planen. (Det lyckades!)

Lokala samarbetspartners är nyckeln

BeachTravels har valt att jobba mycket med lokala samarbetspartners. Vi på Destination Halmstad är en av dessa och har varit i alla år. Det är ett fantastiskt samarbete och vi hjälper självklart till allt vi kan. Sedan har vi ju Tylebäck Hotell & Konferens, Halmstad Stadsnät, Hylte/Halmstad Volley, Axfood Snabbgross, Hyrtoaletterna, WekuData och Halmstads kommun som alla bidrar till genomförandet.

Ingen publik. Ingen folkfest.

För tredje året i rad genomfördes SM i Tylösand – som normalt sett är ett av Europas största beachvolleyevenemang. Denna gång utan publik, men med live streaming från 8 banor. Utan den stora motionstävlingen Beachvolleyfesten. Med färre banor och färre lag. Med tydliga säkerhetsregler. Och det gick bra. Till och med bättre än förväntat. När Beachtravels summering av det 16-dagar långa evenemanget landar hos oss på Destination Halmstad blir vi glatt överraskade. Hur är detta möjligt?

Succén i hårdfakta och siffror

Det blev ett lyckat, anpassat och säkert evenemang. Tryggheten var i fokus, och sporten.

Fakta

• Färre antal planer. 50 minskades till 15.
• Arenan inhägnades med 2 meter höga skyddsnät.
• Utökad renhållning, handdesinfektion vid samtliga planer, kontaktytor och sanitetsområden.
• Friytor inhägnades in för att skapa säkra utrymmen mellan deltagare och strandbesökare.
• Inga läktare eller sittplatser i eller i anslutning till arenan för att undvika att människor samlades.
• Entrén separerades och bemannades för trygg in- och utpassage med syfte att minimera kontakt hos både spelare och funktionärer.
• Antal lag begränsades. Endast aktiva spelare, domare och funktionärer fick befinna sig på arenan.
• Digitalisering i fokus för undvika kontakt mellan spelare och funktionärer. All resultatrapportering, upprop, spelscheman, domarprotokoll, praktiskt info m.m. sköttes digitalt.
• Tydlig kommunikation med budskapet att publik på plats inte var tillåten kommunicerades effektivt ut via egna kommunikationskanaler (hemsida, nyhetsbrev, sociala medier) samt samarbetspartners motsvarande kommunikationskanalerHela evenemanget tonades ned för att undvika folksamlingar. Inte minst i kommunikationen med media.

Siffror och inget annat

• 469 tävlande lag
• 220 deltagare i träningslägret
• 167 tävlande lag i rankinggrundande turneringar
• 10 240 övernattningar!!! – gissa om det har betydelse för besöksnäringen!
• 620 000 tittare via SVT:s livestreaming och Volleykanalen
  151 artiklar i externa medier
• 3 084298 kronor är annonsvärdet enligt Retriever

Är det värt att genomföra evenemang trots pandemi?

Ja, om du följer restriktionerna och är rädd om spelare och publik. De tävlande får möjligheten att upprätthålla sin idrottsliga nivå. Publiken får tillgång till evenemanget även om de inte kan vara på plats. Idrottsvärlden stannade inte av helt. Bara delvis. Och då finns det hopp. Även om vi måste vänta.

Och besöksnäringen får en del av denna fina evenemangskaka. Inte som under ett normalår, men ändå. Det finns bara ett sätt att komma igenom och fram, och det är tillsammans.

Fler nyheter